أنواع مالك الخطوة

مالك خطوة سير العمل هو الشخص المسؤول عن مراقبة وأداء المهام المرتبطة بخطوة معينة ضمن عملية سير العمل الكبيرة. يمتلك هذا الشخص السلطة لاتخاذ القرارات واتخاذ الإجراءات ودفع سير العمل إلى الأمام في الخطوة التي تم تكليفه بها. ينطوي دور مالك خطوة سير العمل على إدارة المهام المخصصة، وضمان إتمامها، وغالبًا اتخاذ قرارات أو موافقات حسب قواعد ومتطلبات سير العمل. سنتعرف على أنواعه في الفقرات القادمة.

مالك الخطوة (الأساسي و البديل في حال كان متفير أو نسبي)

مالك الخطوة الرئيسي (Main Step Owner):

في هذا الجزء، يتم اختيار مالك الخطوة الرئيسي عند بدء تنفيذ خطوة سير العمل. يمكن اختيار مالك الخطوة الرئيسي من بين الخيارات الثلاث التالية:

• مستخدم (User)
• مجموعة (Group)
• تجميعة مستخدمين (Collection)

مالك الخطوة البديل (Alternative Step Owner):

عندما يتم اختيار مالك الخطوة الرئيسي على أنه مستخدم بنوعية :متغير أو مرتبط بخطوة سابقة، أو عند اختيار مالك الخطوة الرئيسي على أنه : مجموعة أو تجميعة مستخدمين، يظهر قسم إضافي يُسمى "قسم إسناد بديل 1". وهو قسم شبيه بهيكل قسم اختيار مالك الخطوة الرئيسي، يُطلب فيه من المستخدم تحديد مالك الخطوة البديل في حالة عدم توفر مالك الخطوة الرئيسي في الخيارات السابقة.

إذا تم اختيار مالك الخطوة البديل مرة أخرى على أنه مستخدم ديناميكي ، مرتبط بخطوة سابقة ،مجموعة أو تجميعة مستخدمين، سيظهر قسم "إسناد بديل 2" مرة أخرى مع نفس الهيكل والخيارات. ! سيتم تكرار هذا القسم حتى يتم اختيار مالك الخطوة البديل كمستخدم ثابت (Fixed User). في هذه الحالة، يتوقف ظهور قسم "إسناد بديل" ويكتمل تحديد مالك الخطوة البديل.

مستخدم محدد (ثابت)

عندما يتم اختيار مالك الخطوة الرئيسي على أنه مستخدم بنوع ثابت، يتم تحديد مالك الخطوة بشكل محدد وثابت. يتم توفير خيار للمستخدم لاختيار المستخدم من بين جميع المستخدمين المتاحين في النظام.

الخطوات لتحديد مالك الخطوة الثابت:

1. حدد "مستخدم" كمالك الخطوة.
2. في الحقل "نمط المستخدم"، اختر "ثابت" كنوع لمالك الخطوة.
3. في الحقل "اسم المستخدم" والذي يتيح للمستخدم اختيار المستخدم من القائمة المنسدلة ( يمكن أيضا البحث ضمن القائمة البحث لتسهيل عملية العثور على المستخدم المراد تحديده)

استخدام مالك الخطوة الثابت: عندما يتم تحديد مالك الخطوة الثابت، يكون هذا المالك هو الذي سيتم تعيينه كمالك رئيسي للخطوة. وبهذا الشكل، تكتمل عملية تحديد مالك الخطوة الرئيسي بنجاح.

ملاحظة: إذا كان هناك حاجة لتغيير مالك الالخطوة الثابت في وقت لاحق، يمكن للمستخدم تحديثه بسهولة من خلال التعديل على إعدادات الالخطوة.

متغير من حقل في المدخل

عندما يتم اختيار مالك الخطوة الرئيسي على أنه مستخدم من نوع متغير، يتم تحديد مالك الخطوة من حقل آخر في هيكل نفس الكيان الذي يتم التعامل معه. هذا يعني أن المالك الرئيسي للخطوة سيكون من بين الحقول من نوع مستخدم/ارتباط مع كيان المستخدمين في بنية الكيان.

الخطوات لتحديد مالك الخطوة المتغير:

1. حدد "مستخدم" كنوع لمالك الخطوة.
2. في الحقل "نمط المستخدم"، اختر "متغير" كنوع لمالك الخطوة.
3. سيظهر حقل آخر بعنوان "اسم الحقل" والذي سيعرض قائمة بالحقول المتاحة في بنية الكيان (التي تكون من نوع مستخدم أو ارتباط بكيان المستخدمين).
4. يمكن للمستخدم اختيار أحد الحقول المعروضة ليتم استخدامه كمالك رئيسي للالخطوة.

سيظهر قسم "إسناد بديل 1":

كما ذكرنا في الفقرة السابقة، في هاته الحالة سيظهر قسم إضافي يسمى "إسناد بديل 1". هذا القسم سيظهر بنفس الهيكل السابق لاختيار مالك الخطوة، وقد يتكرر هذا القسم بشكل متواصل حتى يتم اختيار مالك ثابت كبديل.

مالك خطوة سابقة

عندما يتم اختيار مالك الخطوة على أنه مستخدم بنوع "مالك خطوة سابقة"، يمكن للمستخدم تعيين مالك الخطوة العمل بناءً على مالك خطوة تم تنفيذها من قبل في سياق سير العمل.

الخطوات لتحديد مالك خطوة سابقة:

1. حدد "مستخدم" كنوع لمالك الخطوة.
2. في الحقل "نمط المستخدم"، اختر "مالك خطوة سابقة" كنوع لمالك الخطوة.
3. بمجرد اختيار "مالك خطوة سابقة"، سيتم عرض قائمة بالخطوات السابقة التي تم تنفيذها في سياق سير العمل. وسيمكن للمستخدم اختيار خطوة من هذه القائمة ليتم استخدام مالكها في الخطوة الحالية.

سيظهر قسم "إسناد بديل 1":

كما ذكرنا في الفقرات السابقة، في هاته الحالة سيظهر قسم إضافي يسمى "إسناد بديل 1". هذا القسم سيظهر بنفس الهيكل السابق لاختيار مالك الخطوة، وقد يتكرر هذا القسم بشكل متواصل حتى يتم اختيار مالك ثابت كبديل.

من مجموعة

عندما يتم اختيار مالك الخطوة الرئيسي على أنه المجموعة، يتم توفير خيار للمستخدم لاختيار نمط المجموعة.

1. نمط المجموعة:

   • ثابتة :
     • بعد اختيار هذا الخيار، ستظهر قائمة بجميع المجموعات المتاحة في النظام.
     • يجب عليك اختيار مجموعة واحدة من هذه القائمة كمالك للخطوة.
   • متغيرة:
     • بعد اختيار هذا الخيار، ستظهر قائمة بالحقول المرتبطة بكيان المجموعات في بنية الكيان الحالية.
     • يمكنك اختيار مجموعة من هذه القائمة كمالك للخطوة.
     • إذا لم يتم إنشاء أي حقل يرتبط بكيان المجموعات، ستكون القائمة فارغة.

2. نوع المستخدم:

   • مستخدم واحد :
     • بعد اختيار هذا الخيار، يمكنك تحديد مستخدم واحد فقط كمالك للخطوة من بين أعضاء المجموعة المختارة.
   • جميع المستخدمين :
     • بعد اختيار هذا الخيار، يمكنك جعل جميع أعضاء المجموعة المختارة مالكين للخطوة.

3. اختيار نوع المستخدم:

   • إذا اخترت "مستخدم واحد" في الحقل السابق:

     • المستخدم الأول:

       • بعد اختيار هذا الخيار، سيكون أول مستخدم انضم إلى المجموعة مالكًا للخطوة.

     • أخذ الملكية:

       • عندما يكون المستخدم من ضمن مجموعة "مستخدم واحد" أو "جميع المستخدمين" ويتم تفعيل إجراء "أخذ الملكية" ، فإن زر "أخذ الملكية" سيظهر له في واجهة عرض تفاصيل العنصر الحالي. عند النقر على هذا الزر، سيتم تعيين المستخدم نفسه كمالك للخطوة الحالية في سير العمل.هذا الإجراء يتيح للمستخدم الاستلام الفوري للملكية، وبالتالي يصبح المسؤول عن الخطوة الحالية.

     • مدير وحدة التنظيم:

       • هذا الخيار سيظهر فقط إذا كانت المجموعة التي تم اختيارها من نوع وحدة التنظيم.
       • بعد اختيار هذا الخيار، سيتم جعل مدير وحدة التنظيم مالكًا للخطوة.

   • إذا اخترت "جميع المستخدمين" في الحقل السابق:

     • سيظهر حقل منطقي يسمى "السماح بتغيير المستخدم":
       • إذا كانت هذه الخاصية مفعلة، سيتمكن المستخدمون من تغيير المالك للخطوة بين بعضهم البعض.

سيظهر قسم "إسناد بديل 1":

كما ذكرنا في الفقرات السابقة، في هاته الحالة أيضا، سيظهر قسم إضافي يسمى "إسناد بديل 1". هذا القسم سيظهر بنفس الهيكل السابق لاختيار مالك الخطوة، وقد يتكرر هذا القسم بشكل متواصل حتى يتم اختيار مالك ثابت كبديل.

من تجميعة مستخدمين

عندما يتم اختيار مالك الخطوة الرئيسي على أنه تجميعة مستخدمين، يتم توفير خيار للمستخدم لاختيار نمط التجميعة.

1. نمط تجميعة المستخدمين:

   • ثابتة :
     • بعد اختيار هذا الخيار، ستظهر قائمة بجميع التجميعات المستخدمين المتاحة في النظام.
     • يجب عليك اختيار تجميعة مستخدمين واحدة من هذه القائمة كمالك للخطوة.
   • متغيرة:
     • بعد اختيار هذا الخيار، ستظهر قائمة بالحقول المرتبطة بتجميعة المستخدمين في بنية الكيان الحالية.
     • يمكنك اختيار تجميعة مستخدمين من هذه القائمة كمالك للخطوة.
     • إذا لم يتم إنشاء أي حقل مرتبط بتجميعة مستخدمين، ستكون القائمة فارغة.

2. نوع المستخدم:

   • مستخدم واحد :
     • بعد اختيار هذا الخيار، يمكنك تحديد مستخدم واحد فقط كمالك للخطوة من بين أعضاء تجميعة المستخدمين المختارة.
   • جميع المستخدمين :
     • بعد اختيار هذا الخيار، يمكنك جعل جميع أعضاء تجميعة المستخدمين المختارة مالكين للخطوة.

3. سيظهر حقل منطقي يسمى "السماح بتغيير المستخدم":

   • إذا كانت هذه الخاصية مفعلة، سيتمكن المستخدمون من تغيير المالك للخطوة بين بعضهم البعض.

سيظهر قسم "إسناد بديل 1":

كما ذكرنا في الفقرات السابقة، في هاته الحالة أيضا، سيظهر قسم إضافي يسمى "إسناد بديل 1". هذا القسم سيظهر بنفس الهيكل السابق لاختيار مالك الخطوة، وقد يتكرر هذا القسم بشكل متواصل حتى يتم اختيار مالك ثابت كبديل.

نسبي لمستخدم آخر

عند تفعيل هذه الخاصية، سيظهر حقلين إضافيين هما "العلاقة" و"درجة العلاقة"، وتظهر هذه الخاصية فقط عندما يتم اختيار مالك الخطوة الأساسي على أنه "مستخدم"، وتعني أن المالك سيكون مستخدمًا آخر يمتلك علاقة مع المستخدم المحدد كمالك الخطوة الأساسي.

1. حقل العلاقة :

   • بعد تفعيل النسبية وظهور حقل العلاقة، يجب عليك اختيار العلاقة التي تود أن تبني عليها النسبية.

2. حقل درجة العلاقة:

   • عبارة عن حقل رقم لتحديد درجة العلاقة.

مثال توضيحي: إذا كان بدينا كيان المهام و نريد اختيار مديرالموظف كمالك لخطوة "تعيين مهمة جديدة" في سير عمل الكيان، يمكن استخدام خاصية النسبية في هاته الحالة. مثلا: عندما نقوم بتختيار مالك الخطوة الأساسي هو"محمد"، فبتحديد "مدير" كعلاقة نسبية بدرجة "1"، سيتم تحديد "سلمى" باعتبارها المديرة المباشرة لمحمد كمالكة للخطوة.

ملاحظة: يرتبط تفعيل خاصية النسبية بالاختيار السابق لمالك الخطوة الرئيسي على أنه "مستخدم"، وبالتالي لن يكون من الممكن تفعيلها أو استخدامها إلا في هذه الحالة.

الخطوة الإضافية

عند تفعيل هذه الخاصية، سيُمكن لمالك الخطوة في هذه المرحلة من سير العمل، إنشاء خطوة مخصصة مؤقتة وتعيينها لمستخدم آخر للموافقة عليها قبل المتابعة في خطوته الأصلية.

• عند تفعيل هذه الخاصية، يحصل مالك الخطوة على الإذن لإضافة خطوة مخصصة وتحديد مستخدم آخر لأداء هذه الخطوة الفرعية قبل استكمال خطوته الأصلية.
• الهدف من هذه الخاصية هو السماح لمالك الخطوة بإشراك مستخدم آخر لمراجعة جزء معين من العمل قبل المتابعة في الخطوة الأصلية.

إجراءات الخطوة المخصصة:

1. عند تفعيل الخاصية، سيحصل مالك الخطوة على الصلاحية لإضافة "خطوة مخصصة".
2. يتمكن مالك الخطوة من تحديد نوع الخطوة المخصصة من بين خيارين:
   • معلومات إضافية.
   • موافقة إضافية.
3. بعد تحديد نوع الخطوة المخصصة، يتم عرض نموذج منبثق "إنشاء خطوة جديدة".
4. في نموذج الخطوة المنبثق، يتم تطبيق نفس الخطوات التي تم شرحها سابقًا حول كيفية اختيار مالك الخطوة (مستخدم، مجموعة، مجموعة المستخدمين).
5. بعد تحديد مالك الخطوة للخطوة المخصصة، يجب على مالك الخطوة الحالي النقر على زر "إنشاء" لإضافة الخطوة المخصصة كخطوة فرعية تابعة لخطوته الحالية.
6. بعد إنشاء الخطوة المخصصة، سيتم تحديث واجهة عرض سير العمل لتشمل الخطوة المخصصة كخطوة فرعية للخطوة الحالية.
7. سيتم إيقاف سير العمل في هذه النقطة حتى يقوم مالك الخطوة المخصصة باتخاذ الإجراء المطلوب (مثلاً، مراجعة مستند، وترك تعليق لمالك الخطوة الأصلي).
8. بمجرد أن يتم اكتمال الخطوة المخصصة بنجاح، سير العمل سيستأنف تلقائياً للمتابعة في الخطوة الأصلية.

مثال على استخدام الخطوة المخصصة: لنفترض أن لدينا سير عمل لإصدار مستند. عندما يصل مالك الخطوة إلى خطوة تحديد الأذونات ويفحص المستند النهائي، يُمكنه تفعيل خاصية الخطوة المخصصة، لتعيين مستخدم آخر (مثل المراجع أو المشرف) لمراجعة المستند قبل إصداره بشكل نهائي. يمكن لهذا المستخدم المعيّن إما ترك تعليق لمالك الخطوة مع إنهائه للخطوة المخصصة.

إدارة التدفق آلياً عن طريق التفاعلات

تسمح ميزة "الإدارة الآلية لسير العمل من خلال التفاعلات" بتعيين إجراءات آلية تنفذ تلقائيًا على سير العمل استنادًا إلى التفاعلات التي يتم بنائها في الكيان. تعتبر التفاعلات إجراءات ينفذها النظام بناءً على الحالات المحددة، مما يمكن أن يشمل:

1. نقل سير العمل إلى خطوة معينة: حيث يمكن تعيين التفاعلات لنقل سير العمل من خطوة إلى أخرى استنادًا إلى معايير محددة.

2. تنفيذ إجراءات إضافية في سير العمل: يمكن تعيين التفاعلات لتنفيذ إجراءات إضافية مثل إرسال إشعارات أو تغيير قيم حقول في الهيكل.

3. تفعيل إجراءات استثنائية: يمكن استخدام التفاعلات لتفعيل إجراءات استثنائية في حالات خاصة، مثل تخطي خطوات معينة بناءً على متطلبات محددة.

• اقرأ المزيد عن التفاعلات

متطلبات تدفق العمل

تراكب متطلبات النموذج ومتطلبات تدفق العمل

متطلبات سير العمل:

في هذا الجزء، سنتحدث عن متطلبات سير العمل وكيفية تحديد إعدادات العرض لكل حقل من حقول هيكل الكيان (Entity Structure). يظهر لنا في كل خطوة من سير العمل، قائمة بالحقول المتاحة ولكل حقل نختار خيار العرض المناسب من بين أربعة خيارات:

1. الخيار "مخفي (Hidden)": هذا يعني أن هذا الحقل لن يظهر في هذه الخطوة على الإطلاق. قد يكون مناسبًا لأنواع الحقول التي لا يحتاج المستخدمون إلى رؤيتها أو التدخل فيها خلال هذه الخطوة.

2. الخيار "مغلق (Closed)": يعني أن الحقل سيظهر في هذه الخطوة ولكن صاحب الخطوة لن يكون لديه الصلاحية لتعديله. هذا الخيار قد يكون مناسبًا للحقول التي يمكن أن تكون معلوماتها ثابتة خلال هذه المرحلة ولا يمكن تغييرها.

3. الخيار "قابل للتعديل (Editable)": يعني أن صاحب الخطوة سيكون لديه الصلاحية لتعديل قيمة هذا الحقل خلال هذه الخطوة. هذا الخيار ينطبق على الحقول التي يمكن تحديثها أو تعديلها بواسطة صاحب الخطوة.

4. الخيار "إلزامي (Mandatory)": يعني أن هذا الحقل إلزامي ولا يمكن لصاحب الخطوة المتابعة إلى الخطوة التالية إذا لم يقم بتعبئة هذا الحقل بقيمة. يجب أن تكون جميع الحقول الإلزامية معبأة قبل المضي قدمًا في السير العمل.

مثال على متطلبات سير العمل:

فلنفترض أن لدينا سير عمل لإنشاء تقرير، ويحتوي السير على ثلاث خطوات: "إدخال البيانات" و"مراجعة البيانات" و"تأكيد الاستعراض". نحتاج إلى تحديد متطلبات كل حقل في كل خطوة:

1. في الخطوة الأولى "إدخال البيانات"، نختار "مخفي" للحقل "تاريخ الإنشاء"، و"قابل للتعديل" للحقل "اسم المستخدم".

2. في الخطوة الثانية "مراجعة البيانات"، نختار "مغلق" للحقل "تاريخ الإنشاء" حتى لا يمكن تغييره، و"قابل للتعديل" للحقل "اسم المستخدم" في حالة الحاجة إلى التعديل عليه.

3. في الخطوة الثالثة "تأكيد الاستعراض"، نختار "مغلق" للحقل "تاريخ الإنشاء"، و"مغلق" للحقل "اسم المستخدم" للتأكيد على أنه لا يمكن تعديله في هذه المرحلة، ونختار "إلزامي" لحقل "تقديم التقرير" للتأكيد على أنه يجب ملء هذا الحقل قبل المضي قدمًا في السير العمل.

ملاحظة: تختلف متطلبات سير العمل وتحديد إعدادات العرض بناءً على احتياجات ومتطلبات النظام والسياق العام لسير العمل. يتم تكوين هذه المتطلبات لضمان استيفاء المعايير المطلوبة وتحقيق فاعلية عملية العمل وفقًا لأهداف النظام المحددة.

من يشاهد ماذا؟

1. مالك الخطوة:

   • ما يراه مالك الخطوة:

     الحقول

     • تفاصيل العنصر ، بما في ذلك حقوله (بناءً على الخيارات المحددة في إعدادات سير العمل).

     سير العمل

     • سير العمل، الذي يحتوي على جميع الخطوات، ويمكنه تمييز الخطوة الحالية بوضوح من بينها.
     • تفاصيل الخطوة الحالية، مثل اسم مالك الخطوة الحالية والوقت المستغرق في إغلاق هذه الخطوة.
     • مالكي الخطوات السابقة والوقت المستغرق في إغلاق هذه الخطوات.
     • الخطوات التالية بدون إمكانية رؤية تفاصيلها.

     الإجراءات

     • يرى "الإجراء الرئيسي للخطوة الحالية" مع سهم يشير لأسفل. عند النقر على السهم، يمكنه رؤية "الإجراءات البديلة للخطوة الحالية" ، وهي إجراءات أخرى يمكنه اختيارها لهذه الخطوة.
     • يرى زر "تعديل" لتعديل قيم المدخل المسموح بتعديلها في هاته الخطوة.
     • يرى زر "عودة" للعودة للعرض السابق.

2. غير مالك للخطوة:

   • ما يراه غير مالك الخطوة:

     الحقول

     • تفاصيل العنصر، ولكن بناءً على الخيارات التي تم تحديدها في إعدادات سير العمل، تكون الحقول مخفية أوغير قابلة للتحرير في هذه الحالة.

     سير العمل

     • سير العمل الذي يحتوي على جميع الخطوات، و يتمكن تمييز الخطوة الحالية التي وصل إليها سير العمل مع التفاصيل.
     • الخطوات السابقة معرضة مع إمكانية رؤية تفاصيلها.
     • الخطوة الحالية معروضة مع إمكانية رؤية تفاصيلها.
     • الخطوات التالية معروضة بدون إمكانية رؤية تفاصيلها.

     الإجراءات

     • يرى زر "عودة" فقط : هذا الزر يسمح له بالعودة للعرض السابق دون أي تأثير على سير العمل الحالي.